三、充分發(fā)揮檔案資源化利用

勘測(cè)設(shè)計(jì)類檔案利用于勘測(cè)設(shè)計(jì)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)成果增加出版、各級(jí)各類職稱評(píng)審、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目成果報(bào)獎(jiǎng)、項(xiàng)目驗(yàn)收、工程回訪等工作過程中,對(duì)各門類檔案的需求呈現(xiàn)“集中噴發(fā)”、“間歇井噴”、“短期急需”等特點(diǎn)。通過對(duì)近年來勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，可以發(fā)現(xiàn)檔案利用類型非常豐富、利用率非常頻繁，除以上幾種檔案利用基本利用形式外，還衍生出知識(shí)挖掘、知識(shí)參考咨詢等更深層次的利用需求。為滿足日益多樣化、深層次的檔案利用需求，建設(shè)數(shù)字檔案室已成為“十三五規(guī)劃”中信息化建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目。

四、檔案管理業(yè)務(wù)流程再造的內(nèi)在需求

傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程，在當(dāng)前信息化條件下存在一些現(xiàn)實(shí)問題，需要根據(jù)信息化條件與工作實(shí)踐，對(duì)管理流程進(jìn)行重新梳理與模式再造。例如，有些檔案系統(tǒng)從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接轉(zhuǎn)而來的文件只能人工逐條處理，不能與歸檔檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)信息及數(shù)據(jù)的互聯(lián)、共享，重復(fù)建設(shè)和數(shù)據(jù)“打架”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生;勘測(cè)設(shè)計(jì)的成果(圖紙、技術(shù)報(bào)告)還不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，需手動(dòng)歸檔或掃描歸檔;現(xiàn)行系統(tǒng)在檔案保存、鑒定與利用方面主要依賴檔案管理人員手動(dòng)操作完成。“集中”、“反復(fù)”成為傳統(tǒng)檔案管理遇到的最主要的困境。

五、“精益檔案管理”的內(nèi)在要求

檔案管理需要大多數(shù)部門的參與，檔案管理單位需要通過健全的特色管理體系，明確每個(gè)人在項(xiàng)目檔案管理中的責(zé)任、工作內(nèi)容及目標(biāo)，劃定檔案管理與利用各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)化管理與精細(xì)化流程，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，逐步推進(jìn)精益檔案管理的建設(shè)步伐。同時(shí)，檔案作為知識(shí)資源的主要載體，承載著企業(yè)豐富的智力資源，蘊(yùn)藏著寶貴的知識(shí)源泉。

企業(yè)的多項(xiàng)業(yè)務(wù)，都與檔案業(yè)務(wù)有流程和數(shù)據(jù)層面的關(guān)聯(lián)。因此通過數(shù)字檔案室建設(shè)，將“精細(xì)管理”思想貫穿全程，改進(jìn)檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)信息系統(tǒng)集成，才能更好地服務(wù)于勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)主營業(yè)務(wù)，發(fā)揮知識(shí)的價(jià)值、智慧寶庫的功能。

六、提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力

檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的原始記錄，是企業(yè)多年技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的沉淀，是企業(yè)軟實(shí)力的體現(xiàn)，也是企業(yè)持續(xù)生產(chǎn)、經(jīng)營的重要基礎(chǔ)和核心。建設(shè)數(shù)字檔案室是搭建企業(yè)知識(shí)平臺(tái)的根本保障，是踐行國家“十三五”信息化發(fā)展規(guī)劃的重要舉措。

按照《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》要求，建設(shè)獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)和核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件直接、自動(dòng)歸檔，再造信息化條件下的檔案業(yè)務(wù)工作流程，搭建企業(yè)內(nèi)統(tǒng)一應(yīng)用、共享便捷的檔案資源利用平臺(tái)，將有利于整合企業(yè)檔案信息資源，打破各業(yè)務(wù)系統(tǒng)“信息孤島”，全面提升檔案現(xiàn)代化管理與檔案資源服務(wù)能力，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。